Reservas de grupo: anticipos y cancelación
A partir de ocho comensales lo habitual es un anticipo de entre el 20 y el 50 por ciento del importe estimado, con confirmación del número definitivo entre 48 y 72 horas antes y facturación de las plazas confirmadas aunque falten personas.
listados Redacción · Actualizado 15 de agosto de 2026
Lo esencial
- El anticipo habitual va del 20 al 50 por ciento del importe estimado.
- El número definitivo se confirma con 48 a 72 horas de antelación.
- Las plazas confirmadas se facturan aunque el comensal no acuda.
- El menú cerrado para grupo se sitúa entre 28 y 65 euros por persona.
Un grupo de 20 personas obliga a un restaurante a comprar producto, ampliar turno de cocina y bloquear medio comedor. Por eso las condiciones se parecen más a un contrato que a una reserva.
Cómo funciona el anticipo
Se abona al confirmar y descuenta del importe final. Cubre la compra de materia prima y el compromiso de disponibilidad. El porcentaje sube con el tamaño del grupo y con lo perecedero del producto: un menú con pescado fresco o marisco suele exigir más anticipo que uno con elaboraciones de despensa. En fechas señaladas, muchos locales piden el importe completo por adelantado.
| Comensales | Anticipo | Confirmación definitiva |
|---|---|---|
| 8 a 12 | 20 a 30 % | 48 horas antes |
| 13 a 20 | 30 a 40 % | 72 horas antes |
| 21 a 40 | 40 a 50 % | 5 días antes |
| más de 40 | 50 % o más | 7 días antes |
| Fechas señaladas | hasta el 100 % | según acuerdo |
| Menú cerrado por persona | 28 a 65 € | |
| Margen de ajuste sin coste | 1 o 2 plazas | habitual |
El número definitivo
Es el dato que se factura. Una vez comunicado, el restaurante compra en función de él y las bajas posteriores no se descuentan, salvo un margen de cortesía de 1 o 2 plazas que muchos locales aplican. Por eso conviene confirmar el número real y no el optimista: es preferible ajustar al alza 48 horas antes que pagar 3 cubiertos vacíos a 45 euros cada uno.
Qué acordar por escrito
El menú exacto con sus platos, incluidas las alternativas para alergias e intolerancias, que deben comunicarse al reservar. El precio por persona con impuestos incluidos. El horario de llegada y la duración estimada del servicio, habitualmente de 2 a 3 horas. La política de bebidas, que puede ir incluida hasta un límite o facturarse por consumo. Y las condiciones de cancelación con sus plazos y porcentajes.
Un correo con todos esos puntos, confirmado por el restaurante, evita la mayoría de las discusiones del día del evento.
Si hay que cancelar
Los plazos suelen escalonarse: devolución íntegra hasta 7 o 15 días antes, devolución parcial entre 7 y 3 días, y pérdida del anticipo por debajo de 72 horas. Esa escala debe estar comunicada antes del pago y aceptada, igual que en cualquier reserva con garantía. Si no se informó de ninguna condición, el establecimiento solo puede retener el perjuicio real acreditado, no un porcentaje fijado a posteriori.
Preguntas frecuentes
+¿Desde cuántas personas se considera grupo?
Habitualmente desde ocho comensales, momento en que suelen aplicarse anticipo y menú cerrado.
+¿Cuánto anticipo piden?
Del 20 al 50 por ciento del importe estimado, más en fechas señaladas o con producto perecedero.
+¿Se descuentan las personas que faltan?
No. Se factura el número confirmado, salvo un margen de cortesía de una o dos plazas.
+¿Cuándo hay que dar el número definitivo?
Entre 48 y 72 horas antes en grupos medianos, y hasta 7 días en grupos de más de 40.
+¿Puedo recuperar el anticipo si cancelo?
Según la escala comunicada al reservar. Sin condiciones previas, solo cabe retener el perjuicio real acreditado.
Fuentes
- 1Boletín Oficial del Estado, BOE (agosto de 2026)
- 2Govern de les Illes Balears, Govern de les Illes Balears (agosto de 2026)